Dokumentenmanagement für SharePoint

Den Prozess von Dokumentenbearbeitung kann man mithilfe von einem vordefinierten Workflow verwalten. Der Prozess geht durch definierte Zustände und Benutzer verschieben ihn unter ihnen mittel der Workflow-Aktionen. Dabei bestimmt die Definition von Workflow die erlaubten Transfers und die Bedienungen des Transfers. Das Workflow-Schema wird in graphischer Umgebung erstellt, in der man sowohl mit der technischen als auch Managerebene des Vorschlages arbeiten kann. Das Mittel Datapolis Process System dient zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Das Mittel liefern wir als Teil dieser komplexen Lösung. Ist für Sie die Workflow-Definition nicht nötig und möchten Sie die Transfers unter Benutzern individuell verwalten? Kein Problem: wir unterstützen auch dieses Szenarios.

Das System enthält Integration für Scannen und für digitalisierte Software, die die Merkmale (OCR) erkennt und Metadaten (z.B. Kofax, ABBYY, Konica Minolta, KnowledgeLake, Iron Montain) extrahiert. In dem Dokumentenmanagement-System werden durchsuchbare Dokumente mit Metadaten für ein effektives Suchen gespeichert.

Das Modul ermöglicht das automatisierte Herunterladen und Absenden von Sendungen aus und in dem DMS – mithilfe von Datenboxen ISDS, einschließlich Herunterladen von sog. Zustellungsurkunden. Es ist möglich, gleichzeitig mehreren Datenboxen einschließen. DMS kann auch E-Mails empfangen, die an vorbehaltenen Adressen (z.B.rechnung@firma.de) geschickt werden und Sendungen per E-Mail senden; unter anderem liefern wir Ad-Ons für MS Outlook.

Bearbeitung und Evidenz von elektronischen Dokumenten sind eng mit der Belegung von Autoridentität und Zeit der Dokumentenerstellung. Dazu dient die Funktionalität elektronischer Unterschrift und Zeitstempel. Das System prüft automatisch die Gültigkeit von elektronischen Unterschriften und Zeitstempeln wegen der Empfang und Eingabe in DMS und erfasst diese Angaben während des ganzen Lebenszyklus des Dokumentes.

Wir unterstützen die Implementierung im Einklang mit legislativen Anforderungen auf elektronische Systeme des DMS, einschließlich Anforderungen Nationalen Standards für ESSS. Wir unterstützen Verwaltung von Dokumenten, Arbeit mit Akten, Verwaltung von Dokumentenplan, Archivierungs- und Skartierungsprozesse usw.

Für im System gespeicherte Dokumente sind wir fähig, ihre Markierung durch anerkannten Zeitstempel und periodische Umgruppierung von Zeitstempeln vor Ablauf ihrer Gültigkeit zu erledigen. Die Umgruppierung wird für eine bestimmte Dokumentenmenge in der Regel einmal pro Tag durchgeführt. Gleichzeitig sind wir fähig, bearbeitete Dokumente in Archivierungsspeicher zu verschieben – wegen des Bedarfs an dem Aufbau von elektronischen Dokumentenspeicher und Archiv.

Mit unserem DMS erreichen Sie Unterstützung für Evidenzagenden und Bearbeitung von bestimmten Dokumententypen (z.B. empfangenen  Rechnungen, Verträgen, Vorschriften usw.). Alle Agenden teilen eine einheitliche Plattform und Grundmodel der Lösung, was Benutzern ihre Benutzung erleichtert.

Unser System unterstützt breite Möglichkeiten von Verwaltung und Einstellung des Eintrittes zu Dokumenten. Es ist möglich, Verwaltung von Berechtigung nach Dokumententyp oder Organisationsstruktur zu benutzen (auch ihre Kombination). Jedes Dokument kann dann von einem Bearbeiter um Eintritte von Benutzer hinzugefügt werden, die sich an die Dokumentenbearbeitung beteiligen sollen. Das Produkt entspricht den GDPR Anforderungen.

Wir sind gewöhnt, unser System mit schon existierenden Systemen einer Organisation (meistens CRM oder ERP) zu integrieren. Für den Bedarf an Übermittlung von Daten aus anderen Applikation in DMS liefern wir dokumentierte Schnittstellen, die als ein Satz von Webdienstleistungen realisiert sind.

Die Lösung ist für Microsoft SharePoint Plattform bestimmt. Sie nutzt das Maximum ihrer Möglichkeiten aus, optimiert ihre schwache Stelle und verbreitet sie für die Zwecke des Dokumentenmanagements. Im Grunde genommen, stellt es ein leistungsfähiges System für Dokumentenverwaltung dar.